人事労働業務の棚卸しと段階的な効率化の進め方

システムがあっても手作業が残る理由

システムを導入していても、システムで扱えない情報が残れば、その前後の管理はExcelや紙で行うことになります。今回分析した組織でも、システム・Excel・紙の三つで同じ情報を管理している状態が見られました。

※工程数は、業務フロー図中で「段階」を付記したタスクを集計したもの(実例)

新しいシステムを検討する前に、現在の業務がどこに散らばっているか、どの工程がどの程度手作業になっているのか、その理由は何かを把握することから始めます。そのために最初に行うのが関係者分析（利用者分析）と業務フローの可視化です。

関係者分析（利用者分析）

業務を分析する前に、誰がどの業務に関わり、何に困っているかを整理します。立場が違えば課題も優先順位も異なるため、関係者ごとに現状と痛点を把握することが改善の起点になります。

業務フローの現状（AS-IS）

関係者分析の後は、実際の業務フローを可視化して、どの工程でどのツールが使われ、どこに問題が発生しているかを確認します。

人事業務フロー（採用〜退職）

採用から退職まで、主要なイベントごとの現状フローです。各ステップの下部（赤字）は問題点を示しています。

勤怠業務フロー（月次サイクル）

勤怠業務は、日々の記録が紙であることが後工程すべての手作業の起点になっています。各ステップの問題点を確認してください。

「入口の紙運用が、後工程すべての手作業の起点になっている。」

課題の構造分析：なぜ手作業が残るのか

業務フローを可視化した後は、手作業が残る根本原因を構造的に整理します。表面の症状（二重入力・転記ミス）だけを解消しようとしても、根本原因が残れば同じ問題が繰り返されます。

分析の枠組み「段階0〜3」

課題の構造が明確になったら、各業務タスクの現在の状態を4段階に分類して整理します。段階が上がるほど投資・工数が大きくなります。

分析では、人事イベント（採用・異動・昇格・休職・退職など）と労働イベント（勤怠の日々・都度・月次・年次・給与）ごとに業務フロー図を作成し、各タスクに現在の段階を記入して集計しました。集計することで、紙のまま残っているイベント、Excelへの転記を繰り返している工程が数値で確認でき、改善の順番を決める根拠になります。

人事管理で見えた課題

人事管理では、採用・異動・昇格・退職などの主な処理は人事給与システムで行われていました（段階3）。一方で、システムとは別に複数のExcel台帳が使われており、多くのイベントで紙確認→システム登録→Excel台帳更新（複数）という三重の工程が発生していました。

Excel台帳が複数残っている主な理由は次の4点です。

• システム機能の制約：複数拠点の引当や複雑な支給条件、暫定中の社格など、システムで管理しにくいケースがある
• 属人化：特別な事情はシステムのメモ欄では扱いにくく、担当者の記憶に頼っている
• 部署間の情報共有：予算管理など別部署の目的で、別の一覧表を独自に整理している
• 転記作業：外部機関へ提出するため、指定フォーマットのExcelへ転記している

労働管理（勤怠）で見えた課題

勤怠は、日々の出退勤の記録と休暇の記録を紙で行い、月次に各拠点の担当者が紙からExcelへ入力し、本部が回収・確認・集計して給与システムへ連携する流れでした。

日々の記録・都度の申請・年休の付与・シフト作成・締め後の修正は、ほとんどが段階0（紙・手作業）でした。入口が紙のままでは、後の工程でExcelを修正しても転記・確認・修正の作業は残ります。勤怠については、まず入口の記録方法を見直す必要があります。

労働管理上の法的な留意点

分析では、効率化とは別に、労働管理上の課題も確認しました。①時間外の客観的な記録がなく、承認が口頭で行われていること、②年休の付与と取得の状況を本部で把握できず、両者が一致しないおそれがあることです。

① 労働時間の客観的な把握義務

② 年5日の年休付与と年次有給休暇管理簿

優先順位の付け方と優先度マトリクス

課題を整理した後、「効果（改善の大きさ）」と「容易性（取り組みやすさ）」の2軸で優先度を評価します。右上（高効果×高容易）から着手するのが基本です。

イベント別の優先度スコア（効果×容易性）

※優先度：効果(1〜5)×容易性(1〜5)

イベント横断の施策

個別イベントの改善とは別に、次の6つの横断施策を整理しました。

1. 人事マスタの一元化：氏名・社員番号・所属などを1つのマスタに集約し、全書類・台帳からそこを参照する
2. フォルダ・命名の標準化：フォルダ構成・ファイル名・版管理のルールを統一する
3. 入力テンプレート・入力規則：プルダウン・必須項目で表記のゆれを防止
4. チェックリスト運用：手続きの漏れを防ぎ、引き継ぎを容易にする（属人化の解消）
5. 申請・データの電子化受付：Microsoft Formsなどで紙の申請を置き換え、集計・転記を自動化
6. 定例業務の自動化：マスタからの差込作成、システムからの定型出力を自動化し、転記をなくす

改善ロードマップ

段階的な改善は、コストと効果のバランスを確認しながら進めることが重要です。次の3フェーズを目安に取り組みます。

まとめ

• 利用者分析：立場（本部人事・拠点担当・管理職・給与担当・経営管理）ごとに課題が異なるため、まず全員の痛点を把握する
• AS-IS業務フロー：人事・勤怠それぞれのフローを可視化し、どの工程にどのツールが使われているかを確認する
• 課題構造分析：「アナログな入口／システムの制約／属人化」の3つの根本原因を理解し、連鎖を断ち切る順序で対策を立てる
• 優先度マトリクス：効果×容易性で評価し、右上（高効果×高容易）から着手する
• ロードマップ：棚卸し→標準化→仕組み化の順に進め、システム化は最後に必要な領域にのみ適用する

当事務所では、労働管理の確認とあわせて、業務の棚卸しやExcel・RPAなどの活用についても、ご相談を承っています。